TẤT TẦN TẬT VỀ CÔNG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện ngày càng được ưa chuộng tại Việt Nam và dần khẳng định vị thế trong ngành dịch vụ.  Đây là ngành học đang được các bạn trẻ năng động, sáng tạo và đam mê thể hiện mình lựa chọn. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Công việc của tổ chức sự kiện? 

1. Tổ Chức Sự Kiện Là Gì?

Tổ chức sự kiện là các hoạt động tổ chức thực hiện cho các công việc của một “sự kiện” sẽ diễn ra. Tổ chức sự kiện thường được hoạt động trong các lĩnh vực như giải trí, kinh doanh, thương mại, hội thảo,...nhằm mang đến thông điệp nhất định cho khách hàng để khách hàng có cái nhìn đúng về sự kiện. Tạo sự thu hút và quan tâm chú ý đến công chúng. 

Tổ chức sự kiện được coi là một công cụ quảng bá tiếp thị về một vấn đề, sản phẩm nào đó mà nhà tổ chức muốn được công khai phát triển rộng rãi để mọi người biết đến.

Tổ chức sự kiện nhằm khẳng định tên tuổi và thương hiệu của mình để tạo lòng tin và sự uy tín đến khách hàng để tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

Các Loại Hình Tổ Chức Sự Kiện Hiện Nay:

• Họp báo, các truyền thông báo chí. 
• Các sự kiện giải trí, gameshow, quỹ gây từ thiện. 
• Hội nghị, hội thảo khách hàng.
• Ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới; Lễ khai trương, khánh thành, kỷ niệm thành lập. 
• Chương trình team building, trải nghiệm thực tế.
• Hội chợ, triển lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm

2. Các Công Việc Tổ Chức Sự Kiện

Một nhân viên tổ chức sự kiện phải có trách nhiệm làm theo sự hướng dẫn của quản lý và xử lý nhiệm vụ từ giai đoạn tiếp nhận thông tin đến quá trình tiến hành để sự kiện diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp. Công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:

• Tiếp nhận thông tin khách hàng hoặc công ty. Lên ý tưởng cho sự kiện
• Đề xuất các bước để tiến hành chuẩn bị cho sự kiện
• Lập kế hoạch và ước tính chi phí cho sự kiện
• Tìm kiếm địa điểm, thuê địa điểm 
• Liên hệ với các nhà cung cấp vật tư, thực phẩm, trang trí,...
• Sắp xếp bàn ghế và chỗ ngồi cho khách mời và nhân viên hợp lý
• Chú ý đến các tiêu chí an toàn
• Đảm bảo hội trường sạch sẽ 
• Đảm bảo dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời và ấn tượng
• Bảo mật thông tin sự kiện theo yêu cầu
• Chuẩn bị và thiết lập máy chiếu, ánh sáng và âm thanh kỹ càng
• Hỗ trợ phục vụ và quà tặng cho khách mời
• Cung cấp thông tin hữu ích cho người tham gia sự kiện
• Kiểm tra các thiết bị máy móc sau khi sử dụng xong
• Giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc
• Báo cáo kết quả công việc cho người quản lý

3. Những Ai Phù Hợp Với Tổ Chức Sự Kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện có thể là ngành không yêu cầu cao về trình độ và bằng cấp nhưng không có nghĩa ai cũng sẽ làm tốt công việc này. Khi tuyển nhân viên tổ chức sự kiện thì các doanh nghiệp sẽ dựa vào các tiêu chí và đánh giá để lựa chọn đúng người. Những tiêu chí đó bao gồm như:

• Người năng động, sáng tạo
• Có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn
• Là người cầu toàn
• Có khả năng tổ chức tốt
• Có trách nhiệm với công việc

Đó là tất tần tật về công việc tổ chức sự kiện. Nếu bạn cảm thấy bạn có yếu tố phù hợp với công việc này nhưng chưa tìm ra được nơi học uy tín và chất lượng. Hãy liên hệ với chúng tôi Vietravel Academy cung cấp các khóa học chất lượng và còn được cấp bằng có giá trị thương hiệu toàn quốc.