KHI TIỄN ĐOÀN KHÁCH RA SÂN BAY VỀ NƯỚC, HƯỚNG DẪN VIÊN PHẢI HƯỚNG DẪN KHÁCH LÀM NHỮNG THỦ TỤC GÌ? KHI NÀO THÌ BẠN RA VỀ?

Nghiệp vụ hướng dẫn viên không chỉ đơn giản là thuyết minh giới thiệu văn hóa lịch sử đến du khách, mà nó còn bao gồm cả chăm sóc và đảm bảo cho du khách có chuyến đi vui vẻ và tiện nghi nhất, trong đó phải nhắc đến thủ tục check out đưa khách ra sân bay. Hãy cùng Vietravel Academy tìm hiểu xem "Khi tiễn đoàn khách ra sân bay về nước, hướng dẫn viên phải hướng dẫn khách làm những thủ tục gì? Khi nào thì hướng dẫn viên được ra về?"

Khi nhà ga thông báo bắt đầu làm thủ tục chuyến bay, hướng dẫn viên phải nhanh chóng hướng dẫn khách làm các bước thủ tục xuất cảnh sau:

1. Thủ tục hải quan:

Đối với đoàn khách có số lượng ít, hướng dẫn viên hướng dẫn khách ghi bản khai hải quan tại sân bay. Trường hợp này đoàn với số lượng đông, hướng dẫn viên nên hướng dẫn khách làm thủ tục này ngay tại khách sạn. Làm trước được việc này thì khi tới sân bay, du khách sẽ cảm thấy nhẹ nhàng, thoải mái hơn.

2. Thủ tục thương vụ (trình vé máy bay và cân hành lý)

Đối với đoàn với số lượng ít, có thể để khách tự xuất trình vé máy bay và tự cân hành lý.
Đối với đoàn có số lượng động hướng dẫn viên nên thực hiện hai cách sau: 

• Bạn phải tập trung cả đoàn vào một chỗ, còn hành lý của đoàn thì xếp thành một dảy. 
• Tiếp đến, bạn thu toàn bộ hộ chiếu, vé máy bay của đoàn khách rồi trình cho nhân viên hàng không để kiểm tra và cân hành lý cho đoàn. 
• Sau khi kiểm tra và cân hành lý cho đoàn, nhân viên hàng không sẽ buộc các phiếu nhận hành lý ở ga đến vào hành lý của đoàn và giao lại cho bạn toàn bộ giấy tờ: hộ chiếu, vé máy bay, thẻ lên máy bay, cuống phiếu nhận hành lý ở ga đến để bạn phát cho du khách. 
• Cần phải nói thêm rằng khi thực hiện thủ tục thương vụ (trình vé máy bay và cân hành lý) phía hàng không rất muốn bạn hướng dẫn đoàn khách thực hiện theo cách này, vì người hướng dẫn cùng một lúc tại một bàn làm được thủ tục hiệu quả nhất cho cả đoàn có số lượng đông khách. Tuy vậy chỉ hướng dẫn viên giỏi có nhiều kinh nghiệm nên thực hiện theo cách này, còn hướng dẫn viên mới vào nghề không nên thực hiện vì cùng một lúc bạn phải giải quyết cả đống giấy tờ: hộ chiếu – vé máy bay – phiếu hành lý và thẻ máy bay nên dễ để xảy ra sai sót. 
• Việc cân hành lý hướng dẫn viên nên lưu ý: theo quy định chung ngoài hành lý xách tay, mỗi du khách được gửi theo máy bay số hành lý không quá 20kg miễn phí. Trường hợp hành lý của khách nhiều, ít khác nhau so với số cân quy định 20kg miễn phí, nếu được sự nhất trí của toàn đoàn, hướng dẫn viên có thế giúp khách cân hành lý chung cho cả đoàn.

• Đối với đoàn trong chương trình có ghi yêu cầu trả lệ phí sân bay thì hướng dẫn viên phải tạm ứng một khoản tiền để chi khoản lệ phí này. Còn nếu không khách tự trả.
• Hướng dẫn viên cần phải nhớ thêm rằng, mỗi chuyến bay riêng rẽ trong hành trình du lịch của khách tương ứng với một số giấy riêng lẻ hoặc một thứ giấy như tấm các loại là vé (coupon). Những tờ vé này được dính vào trong một bìa giấy hoặc túi đựng vé đặt trong một bao giấy giống như phong bì. Khi khách làm thủ tục nhân viên nhà ga sẽ kéo ra một vé tương ứng với chuyến bay của du khách. Thế nhưng đôi khi các tấm vé được dính lại với nhau nên dễ xảy ra trường hợp do không cẩn thận, nhân viên nhà ga có thể kéo ra vài vé một lúc làm cho khách không có vé cho các chuyến bay tiếp theo. Vì vậy hướng dẫn viên phải nhắc nhở khách cẩn thận: phải kiểm tra về trước khi dời bàn làm thủ tục để không xảy ra sai sót tai hại này.
   

3. Thủ tục công an (vào phòng đợi lên máy bay)

Sau khi làm xong thủ tục hải quan và thương vụ, khách nhận được phiếu nhận hành lý ở ga đến và thẻ lên máy bay. Trước khi vào phòng chờ để ra máy bay, hướng dẫn viên phải hướng dẫn khách qua bộ phận kiểm tra an ninh. Đây là công đoạn cuối cùng trước khi lên máy bay.

4. Khi nào thì hướng dẫn viên ra về?

Trong thực tế đã xảy ra không ít trường hợp khách mới hoàn tất thủ tục hải quan, chưa xuất trình vé máy bay, chưa nhận được thẻ lên máy bay, hướng dẫn viên đã ra về. Đến phút cuối cùng vì trục trặc khâu nào đó, khách phải ở lại, lúc quay ra hướng dẫn viên và lái xe đã không còn ở sân bay nữa. Việc này gây ra phiền toái vô cùng cho khách và công ty phải gánh chịu hậu quả. Vì vậy chỉ sau khi đã hoàn tất hết mọi thủ tục: khách đã nhận được thẻ lên máy bay và vào phòng chờ ra máy bay, lúc đó hướng dẫn viên mới được rời sân bay ra về.

Nghiệp vụ đưa đón và trả khách tại sân bay là một trong những kỹ năng mà hướng dẫn viên nào cũng được biết đến. Nếu chúng ta làm tốt thì sẽ được ghi điểm rât nhiều trong mắt du khách cũng như là doanh nghiệp. Để biết thêm nhiều kỹ năng cũng như là kiến thức trong ngành du lịch, bạn đừng bỏ lỡ khóa học "Nghiệp vụ Hướng dẫn viên du lịch" (có cấp thẻ) và "Nghiệp vụ Trưởng đoàn du lịch nước ngoài" (có cấp thẻ) bạn nhé!

Lợi ích khi đăng ký khóa học

• Được đào tạo bởi trưởng đoàn du lịch nước ngoài/lãnh đạo/chuyên gia gia hàng đầu trong ngành
• Môi trường học tập thân thiện và năng động
• Ôn tập và thi chứng chỉ hướng dẫn viên (cấp thẻ nội địa và quốc tế)
• Giới thiệu việc làm - Ưu tiên tuyển dụng và làm việc tại tập đoàn Vietravel
• Tham dự miễn phí các khoá học chuyên đề cập nhật nghiệp vụ - công nghệ
• Tham dự miễn phí chuỗi Coffee Talk “Chuyện đời - Chuyện nghề” định kỳ cùng chuyên gia

Đăng ký TẠI ĐÂY hoặc Hotline: 02899969069 - 0936401762