CÁC GIAI ĐOẠN CHÍNH TRONG QUY TRÌNH ĐIỀU HÀNH TOUR DU LỊCH

Điều hành tour du lịch là một trong những chức vụ không thể thiếu của ngành du lịch - lữ hành. Ngoài trừ các yếu tố cần thiết từ kỹ năng cho đến tính cách và ngoại hình của nhân sự Điều hành tour du lịch, quy trình làm việc của một Điều hành viên tour du lịch cũng vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo chuyến đi của khách hàng diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu những sự cố có thể xảy ra.

Vậy những bước cơ bản của một quy trình điều hành tour du lịch sẽ gồm những yếu tố nào?

Bước 1: CHUẨN BỊ TOUR

Bước chuẩn bị tour chính là nền tảng cho tất cả hoạt động sau này của chuyến đi thưởng ngoạn. Nếu bước đầu tiên không được chuẩn bị kĩ lưỡng hoặc tệ hơn là bỏ qua thì chuyến đi sẽ không thể khởi hành suôn sẻ. 

Khi tiến hành chuẩn bị tour, nhân viên điều hành tour du lịch sẽ thực hiện những nội dung nhiệm vụ chính sau khi chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và giấy tờ cần thiết. 

Những nhiệm vụ đó bao gồm việc chuẩn bị xe thông qua việc liên hệ với đơn vị cung cấp để đặt xe. Công việc tiếp theo là liên hệ với hướng dẫn viên du lịch dựa trên bảng phân công công việc của họ. Trong quá trình làm việc với hướng dẫn viên du lịch trước khi khởi hành, điều hành viên tour du lịch cần đảm bảo cung cấp cụ thể và chính xác cho hướng dẫn viên du lịch về thông tin của chuyến đi cũng như hành khách. Yếu tố có thể nói là quan trọng nhất chính là việc liên hệ địa điểm lưu trú phù hợp cùng với việc liên hệ nhà cung cấp dịch vụ ăn uống. Nhân viên điều hành tour du lịch cũng cần lập hợp đồng bảo hiểm để đề phòng rủi ro và những tình huống bất ngờ.

Tất cả công việc trong bước chuẩn bị tour đều phải dựa trên thông tin của lịch trình tour tương ứng. Sau khi hoàn thành các công việc kể trên, nhân viên điều hành tour du lịch lưu ý cần lập phiếu tạm ứng với phòng kế toán và tiến hành thủ tục chi cho những các đối tác. Ngoài ra, điều hành viên bắt buộc phải xây dựng các kịch bản dự phòng kèm theo những phương án tối ưu nhất cho sự cố không mong muốn

Bước 2: THỰC HIỆN TOUR
Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, nhân viên điều hành tour du lịch cần chú trọng công tác kiểm tra các công việc đã được chuẩn bị 4 tiếng trước khi khởi hành. 

Trong quá trình chuyến du ngoạn diễn ra, điều hành viên tour du lịch sẽ phối hợp và hỗ trợ hướng dẫn viên. Song song đó, người điều hành tour cần theo dõi sát sao chuyến du lịch. Trong trường hợp phát sinh sự cố ngoài mong muốn, người điều hành tour cùng hành động với các bộ phận khác để nhanh chóng giải quyết vấn đề tận dụng kịch bản dự phòng được xây dựng trước đó. 

Sau khi chuyến đi được hoàn thành, nhân viên điều hành tour du lịch sẽ liên hệ với khách hàng trên chuyến đi để thu thập đánh giá chất lượng và trải nghiệm tour du lịch đó.

Bước 3: TẬP HỢP VÀ BÁO CÁO 
Nhiệm vụ cuối cùng của người điều hành tour là thực hiện công tác tập hợp và báo cáo chuyến du lịch cùng các thông tin liên quan đến cấp trên. Thông tin sẽ bao gồm các bảng đánh giá và nhật ký tour, báo cáo tài chính, phản hồi của du khách, mức độ hài lòng thu được. Từ báo cáo, ban lãnh đạo cấp trên sẽ đưa ra các đánh giá hoặc lời khuyên hay thậm chí là chỉ đạo mới nhằm cải thiện hiệu quả làm việc và kết quả đem lại cho khách hàng.

Thông tin chi tiết khoá học "Nghiệp vụ Bán và Điều hành Tour du lịch Selling and Operating Tours" tại Vietravel Academy: 
https://vietravel.edu.vn/products/nghiep-vu-ban-va-dieu-hanh-tour-du-lich

Vui lòng quét mã hoặc nhấp link đăng ký: https://bit.ly/3x8rlaC